na scenie oferta/działania organizacja planowanie wydarzenia zarządzanie

Robić, odwołać, przenieść? Dylematy dyrektora w plenerze

14 lipca 2021

To zdjęcie zrobiłam podczas naszej ostatniej imprezy plenerowej – Festiwalu Teatru Otwartego. Po wrzuceniu go w media społecznościowe otrzymałam dużo komentarzy w stylu – “jak ja Cię rozumiem”! I zrobiła się grupa wsparcia organizatorów plenerów, bo kto tak zrozumie w dylemacie, jak osoba przechodząca to samo?

W organizowaniu wydarzeń w sali mamy stabilną sytuację i przewidywalne warunki (ewentualnie może nie być prądu). Niemniej pogoda gra drugorzędną rolę.

Co innego plener. Niektórzy się go boją, inni uwielbiają.

Jest ten dreszczyk emocji – będzie padać, czy nie? Zwieje nam namioty i dach, czy nie? Będzie publiczność? Czy nie?

Bo w całym tym ogarnianiu plenerów nie wolno zapomnieć o kilku sprawach:

  1. choć są koordynatorzy, to i tak cała odpowiedzialność za organizację spoczywa na dyrektorze
  2. my możemy czuć się pewnie, ale publiczność niekoniecznie
  3. jeśli wszystko się uda, to będzie sukces ogólnomiejski, jeśli coś nie wyjdzie – Twoja porażka

Jest presja i emocje.

Co się przydaje?

  1. Sprawdzanie pogody – tej krótko jak i długoterminowej. Można obserwować wiatr, deszcz, burze, palące słońce. Najlepiej sprawdzać na kilku serwisach, nie sugerować się tylko jedną stroną/aplikacją. Podpowiedzi: radarburz.pl, skyradar.pl, ventusky.com i.in.
  2. Plan B – w kilku wymiarach: zarówno z alternatywnym miejscem występów (co się da przenieść “pod dach”), możliwością zmiany terminu albo całkowitego odwołania występu. O to warto zadbać w umowie z wykonawcami. Do tego punktu dorzuciłabym jeszcze modyfikowanie repertuaru w zależności od okoliczności – umawiamy się na bieżąco, na ile warunki pogodowe pozwalają na zrealizowanie repertuaru i wtedy albo skracamy, albo rezygnujemy z pewnych elementów zagrażających bezpieczeństwu (bo np. podłoże jest za śliskie).
  3. Rozsądek – jeśli oglądaliście film “Interior”, to wiecie, o co chodzi, jeśli nie, to obejrzyjcie. Chodzi o wątek z organizacją koncertu gwiazdy, by pochwalić się przed zagranicznymi gośćmi, takie “zastaw się, a postaw się”. Kompletnie są ignorowane sygnały o tym, że będą bardzo niekorzystne warunki pogodowe i lepiej jest wydarzenie odwołać niż w nie brnąć. Szef nie decyduje się na to, bo „co ludzie pomyślą”, a gdy impreza okazuje się kompletną porażką organizacyjną, winę chce zrzucić na podwładnych. Chcę przez to powiedzieć, żeby patrzeć realnie na to, co mamy, nie bać się podejmowania niepopularnych decyzji, zwłaszcza gdy w grę wchodzi bezpieczeństwo ludzi.
  4. Podział zadań – każdy z pracowników wie, co ma robić. A jak są tzw. luźne przebiegi (ktoś się uporał wcześniej z obowiązkami, albo wdanym momencie działanie jest nieaktualne) to dostępność osób na najbardziej krytycznym odcinku.
  5. Dystans – moja dobra koleżanka za każdym razem, gdy np. na dniach miasta pada deszcz i nic nie idzie zgodnie z programem, z płaczem żali się, że wszyscy będą ją obwiniać za nieudaną imprezę. Na nic zdają się tłumaczenia, że przecież nie mamy wpływu na pogodę i tu bardziej chodzi o relacje międzyludzkie w jej otoczeniu. Reaguj na to, na co masz wpływ (punkty wyżej), odpuść to, co jest poza Twoją mocą.  

A jak wypadła nasza plenerówka?

Festiwal trwał trzy dni. Tego dnia, gdy zrobiłam to zdjęcie, pogoda się utrzymała, było pochmurnie, z tą czarną chmurą wiszącą nad głową, ale nie padało. Następnego dnia cały dzień było słonecznie, niestety ostatniego dnia były zapowiedzi deszczu. Przyznam, łudziliśmy się, że opady dotrą do nas, gdy już będziemy po finale, ale zaczęło padać akurat na ostatnim spektaklu. Dodam, że na spektaklu, gdzie główną atrakcją był taniec  z ogniem. Ale byliśmy przygotowani. Każdy z występów (nie tylko ten ostatni) miał odpowiednie zapisy w umowie, przygotowaną wersję B (zmiana miejsca, dostosowanie repertuaru do nowej przestrzeni), możliwość odwołania lub przeniesienia. Ostatni spektakl, ten ognisty, artyści w trakcie dostosowali do trudnych warunków pogodowych (wydłużona jedna część, skrócona inna, co sprawia, że każde takie widowisko jest niepowtarzalne). I jestem wzruszona zachowaniem publiczności – uprzedzaliśmy, że w zależności od warunków pogodowych, będziemy modyfikować program, włącznie z tym, że pewne działania możemy odwołać. Ludzie przyszli uzbrojeni w parasole, płaszcze przeciwdeszczowe, koce i uczestniczyli w tym krytycznym momencie przygotowani na trudy pogody. Wytrwali do końca.

 

Taka to historia jednego zdjęcia 🙂

Może ci się spodobać również...

4 komentarze

  • Odpowiedz Kamila 14 lipca 2021 at 12:02

    Budującą historia. Potwierdzająca, jak ważne są relacje my- oni; czyli organizatorzy- publiczność. Cieszę się i życzę nam wszystkim sukcesów i przewidywalnej pogody 😉😃🤗

    • Odpowiedz Anka 14 lipca 2021 at 12:50

      Dziękuję za komentarz 🙂 To prawda, duża uważność na innych, rozsądek i bycie odpowiedzialnym. A reszta jest improwizacją i dobrą zabawą 😉

  • Odpowiedz Michał Powsinoga 15 lipca 2021 at 07:38

    Każde wydarzenie, niezależn(i)e od warunków wewnętrznych i zewnętrznych, które niejednokrotnie zmienia swój scenariusz, niech wygląda jak spontan, oczywiście zaplanowany spontan. Na tym polega sztuka planowania. Trzeba nie tylko przewidywać rozwój sytuacji, ale też równolegle komunikować na bieżąco społeczeństwo 🙂

    • Odpowiedz Anka 15 lipca 2021 at 11:10

      Super podsumowanie! Dzięki!

    Zostaw komentarz