E-Doręczenia dla instytucji kultury

E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych.

Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

 

Docelowo dla kogo mają być przeznaczone e-Doręczenia?

– dla obywateli, żeby pisma z urzędu odbierać przez internet – bez awizo i kolejek

– dla przedsiębiorców, bo firmy zarejestrowane w CEIDG i KRS będą miały obowiązek korzystać z e-Doręczeń (zgodnie z harmonogramem)

– dla podmiotów publicznych

– dla zawodów zaufania publicznego

 

Od 10 grudnia 2023 r. urzędy i inne podmioty publiczne, w tym instytucje kultury, będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Zapisz od razu tę datę w swoim Plannerze na Czasie 🙂

 

Z czym to się wiąże dla instytucji kultury?

Obowiązek włączenia instytucji do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych oznacza, że od daty określonej w harmonogramie:

– instytucja musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE) zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych (BAE)
– korespondencja między zobowiązanymi podmiotami oraz obywatelami i innymi podmiotami musi odbywać się za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.

 

Od 10 grudnia 2023 r. podmioty publiczne wskazane w ustawie będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń (zgodnie z Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r.).

Od tego dnia będą musiały:

• mieć adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),
• doręczać pisma na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są:

• rozporządzenie eIDAS,
• ustawa o doręczeniach elektronicznych.

 

Instytucje kultury są ujęte w harmonogramie pod datą wprowadzenia 10 grudnia 2023!

 

Jak się przygotować do wdrożenia e-Doręczeń?

Trzeba przetestować e-Doręczenia. Pozwoli to poznać proces integracji i użytkowanie oraz dostosować wewnętrzne procedury instytucji do nowych przepisów. Udział w testach nie jest obowiązkowy.

A ponadto:

• wyznaczyć koordynatora wdrażania e-Doręczeń w instytucji.
• Wyznaczyć osoby do testów.
• Sprawdzić, jak działają e-Doręczenia na środowisku testowym:

Jeśli Twoja instytucja ma system klasy EZD, powinna:

• skontaktować się ze swoim dostawcą EZD i dowiedzieć się, czy rozpoczął integrację z systemem e-Doręczeń,
• przeanalizować zadania związane z integracją,
• wyznaczyć osoby do testów,
• złożyć wniosek o dostęp do środowiska testowego,
• przeprowadzić testy.

Jeśli Twoja instytucja nie ma systemu klasy EZD, powinna:

• wyznaczyć osoby do testów,
• złożyć wniosek o dostęp do środowiska testowego,
• przeprowadzić testy.

Przeanalizowania będą wymagać wewnętrzne procedury, regulaminy, instrukcje kancelaryjne ze względu na integrację z systemem e-Doręczeń. (Potrzebujesz listy wymaganych dokumentów? Sprawdź Checklistę dyrektora instytucji kultury)

 

Źródło: TUTAJ

 

Dołącz do szkolenia online „Prawne podstawy działania instytucji kultury” – 4 października 2023, online