Metody i narzędzia do zarządzania sobą w czasie

Tak, zarządzania sobą w czasie, a nie zarządzania czasem. Z tego prostego względu, że jesteśmy w stanie tak naprawdę zarządzać sobą, a czasu wszyscy mamy po równo – czyli 24 godziny na dobę. To, jak go spożytkujemy, to wyłącznie sposób naszej organizacji, przewidywania zatorów, planowanie buforów czasowych, doświadczenie i… odpuszczanie!

Z tym ostatnim jest najtrudniej 😊

Przygotowałam zestaw najbardziej popularnych metod planowania. Ale jednocześnie chcę zaznaczyć, że metody i techniki to nie jest najważniejszy element organizowania się. Metody step by step bywają czasochłonne, a my często chcemy natychmiastowego efektu. Tak samo jak nie schudniesz w miesiąc 20 kg (no dobra, może schudniesz, ale będzie to mega niezdrowe i efekt jo-jo masz pewny jak Titanic górę lodową), tak samo metody i techniki mogą być tylko wydmuszką. Najważniejszy jest powód, dla którego chcesz planować, działać, organizować. I najlepsze metody można o kant (piiip) rozbić, jeśli nie mamy obranej drogi czy celu na miesiąc czy rok.

 

Moim zdaniem środowisko instytucji kultury to naturalna przestrzeń dla ludzi, którzy potrzebują planowania. Czas pracy w niestandardowych godzinach, łączenie życia zawodowego z prywatnym, zadania realizowane projektowo, wielozadaniowość to chleb powszedni kadr kultury.

Dlatego metody są drugorzędne, a najważniejsze jest uzmysłowienie sobie, jaki mam cel.

 

Najpopularniejsze metody zarządzania sobą w czasie

Metoda 2 minut

Metoda ta mówi, że zamiast poświęcać czas na wpisywanie na swoją listę zadań rzeczy, które zabiorą ci mniej niż 2 minuty, realizuj je od razu. Dwuminutowe zadania realizowane od razu oznaczają, że masz je szybko z głowy i nie będziesz ich zapisywać, a tym samym nie będziesz mieć na swojej liście kilkunastu mini zadań. Jakie to zadania? Poprawienie poduszki na kanapie, odłożenie segregatora na miejsce, przekierowanie maila do pracownika.

 

Metoda „Pomodoro”

Metoda oparta na cyklicznym wykonywaniu zadań przez określony czas i odpoczynku po każdym cykl. Zwykle cyklem jest 25 minut intensywnej pracy nazywanej pomodoro, po którym następuje przerwa trwająca 5 minut. Po 4 cyklach pomodoro często robi się dłuższą przerwę ta metoda pozwala na koncentrację i skupienie się na jednym zadaniu przez krótki okres czasu.

 

Metoda GTD (Getting Things Done)

Jest to popularna metoda zarządzania sobą w czasie, która polega na gromadzeniu, przeglądaniu i wykonaniu zadań w systematyczny sposób. Główne założenia metody GTD to zbieranie wszystkich zadań w jednym miejscu, przeglądanie ich regularnie i decydowanie, jakie kroki podjąć w celu ich wykonania. Na przykład Planner może pomóc w rzetelnym zbieraniu i organizowaniu zadań zgodnie z tą metodą.

Metoda 60/40

Ta metoda mówi o tym, że gdy planujemy dzień, to powinniśmy zagospodarować 60% czasu, a 40% zostawić na nieprzewidziane sytuacje, czyli zostawiać bufory czasowe.

 

Matryca Eisenhowera

ta metoda opiera się na podziale zadań na 4 kategorie na podstawie pilności i ważności. Można utworzyć sekcję reprezentujące różne kategorie na przykład „pilne i ważne”, „ważne, ale niepilne”, „pilne, ale nieistotne” i „niepilne i nieistotne”. Ta metoda pomaga w priorytetyzacji zadań i skupieniu się na najważniejszych i pilnych zadaniach.

 

Technika A-B-C

Mamy 3 rodzaje zadań:

1. zadania bardzo ważne, które dają 65% rezultatów, ale jest ich niedużo – jakieś 15 proc. Zatem 15% zadań z naszego planu dnia da nam aż 65% rezultatów.
2. Takie zadania które są ważne i stanowią 20 proc zadań, zatem jest ich trochę więcej, ale też dają tylko 20% rezultatów.
3. Zadania drobne, które stanowią aż 65% wszystkich, a przyczyniają się tylko do 15% rezultatów.

Sporo ludzi uważa, że wszystkie zadania to zadania typu a, co jest nieprawdą, bo tych jest najmniej. Kiedy to sobie uzmysłowimy, to trzeba ułożyć swój harmonogram dnia w taki sposób, że najpierw zajmujemy się zadaniami a, następnie b, a jeśli wystarczy czasu – to c.

 

Planowanie na podstawie kalendarza

korzystanie z kalendarza pozwala na planowanie i harmonogramowanie zadań w oparciu o konkretne daty i godziny można tworzyć wydarzenia i zadania, przypisywać im określone terminy i ustawiać przypomnienia. Ta metoda zapewnia strukturę i określone ramy czasowe dla zadań.

 

Te metody są tylko kilkoma z wielu dostępnych do planowania i zarządzania sobą w czasie. Wybór odpowiedniej metody zależy od twoich indywidualnych preferencji i potrzeb. Ważna jest znalezienie takiej metody, która pomoże efektywnie zarządzać czasem i osiągać wyznaczone cele.

 

 

Narzędzia do zarządzania sobą w czasie

Nieważne, czy używasz narzędzi elektronicznych, czy papierowych – liczy się ich skuteczność. Bo nawet najlepsza aplikacja czy narzędzie nie pomogą ci w realizacji twoich celów i nie ułożą dla ciebie idealnej listy zadań, jeśli nie będziesz wiedzieć co jest priorytetem w twoim życiu. Narzędzi cię wspiera, ale Ale ważnych rzeczy nie zrobi za ciebie – nie podejmie decyzji i nie dokona wyboru.

 

Pokażę ci najpopularniejsze narzędzia do zarządzania sobą w czasie.

Trello

to narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami. Jest wizualnie opracowane na wzór karteczek post it, dzięki czemu widać co już zostało zrobione a co jest jeszcze do zrobienia. Rozwija się bardzo dynamicznie, ma ogromny potencjał potencjał, wersja bezpłatna jest bardzo przyjazna użytkownikowi. Można pracować samodzielnie i w zespole.

Asana

to narzędzie do zarządzania projektami, pracuje się na nim zadaniowo. Nadaje się do pracy w zespole rozproszonym. Pozwala na dołączanie załączników, wskazuje etapy, na jakim znajduje się projekt, kto dokonuje zmian. Program jest najbardziej interesujący w wersji płatnej.

Kalendarz, notatnik, planer

narzędzie tradycyjne, papierowe, raczej nastawione na indywidualnego odbiorcę. Pozwala na zarządzanie sobą w czasie w sposób indywidualny, spersonalizowany. Przykładowym narzędziem może być Planner na Czasie, który umożliwia zarządzanie sobą w czasie w blokach miesięcznych i rocznych, łączenie zadań zawodowych z kalendarzem życia prywatnego, rozpisywanie projektów, finansów, działań stałych, powtarzalnych oraz jednorazowych. Umożliwia planowanie w sposób linearny, gdzie podstawą jest czas i podział godzinowy oraz w sposób zadaniowy.

 

Kalendarz Google

uniwersalne narzędzie, bardzo popularne wśród kadr kultury, umożliwia planowanie i dostęp do informacji dla całego zespołu. Jest możliwość wyodrębnienia kalendarza widocznego tylko dla właściciela. Ze względu na popularność Google jest dostępny właściwie z każdego urządzenia.

 

A Ty jakie masz ulubione metody i narzędzia do planowania? Podziel się w komentarzu 😊