Nie mam kasy na promocję

Budżety uchwalone, korekty planu finansowe przedłożone organizatorowi – czas na regularną pracę. Dziś będzie o pozycji w kosztorysie pod nazwą “promocja”.

 

Jest w ogóle u Ciebie taki punkt? Jak podchodzisz do tego tematu? Masz osobny budżet na działania promocyjne wydarzeń kulturalnych, wydzielonych do tego ludzi, odpowiedni dział zajmujący się wyłącznie sprawami promocji? Tak? Super, opowiedz, jak to jest. 🙂

Zakładam a priori, że jesteś w większości tych instytucji kultury, które nie mają wydzielonego budżetu na promocję lub wśród tych szczęśliwców, którzy planując wydarzenie kulturalne, są w stanie w kosztorysie chociaż wygenerować taką pozycję. Już o tym kiedyś pisałam. Większość porad marketingowych skierowana jest do naprawdę dużych instytucji, gdzie zatrudnionych jest kilkaset osób. Niestety żyjemy w kraju z przewagą małych miasteczek, gdzie instytucje kultury mają poziom zatrudnienia co najwyżej kilkuosobowy, a pracownicy to osobowości z kategorii człowiek-orkiestra, od wszystkiego. Wiem, tak samo jak Ty, że przed nami trudny rok, pełen dylematów, co wybrać, żeby móc funkcjonować. Jeśli na czymkolwiek robione są oszczędności, to jest to w pierwszej kolejności kultura i promocja. Zatem promocji w kulturze nie wróży to zbyt szczęśliwie. 

Nie chcę być źle zrozumiana – jeśli wydarzenie ma być zrobione dobrze, to promocja jest jego nieodzownym elementem. W końcu odbiorca powinien docelowo do nas trafić i skorzystać z oferty. Tak, wiem też, że i tak nie masz pieniędzy, działu promocji, specjalisty na etacie, a korzystając z okazji, przypomnę, że kultura nie jest za darmo (co najwyżej ze wstępem wolnym lub bezpłatnym). Czy da się zrobić promocję wydarzenia przy braku funduszy?

Tak, choć jest to bardzo trudne, czasochłonne i nie na każdą okazję.

 

Sytuacje ekstremalne

Ustalamy – nie mamy specjalisty od promocji i budżetu. Za to mamy chęci, dystans do siebie, poczucie humoru i dużo czasu. W myśl powiedzenia, że coś może być wykonane dobrze, szybko i tanio – wybieramy dwa, czyli dobrze i tanio. Przy braku budżetu warto mieć dużo czasu na promocję i wygodne buty, bo trochę się nachodzimy.

Z jakich form promocji możemy skorzystać? Postaw na dwa kanały – marketing szeptany i media elektroniczne. Nie wiem, jak u Ciebie, u mnie sprawdza się osobiste zaproszenie na wydarzenie i rekomendacja pracownika zapraszającej instytucji. Jest czasochłonne i wymaga zaangażowania ze strony każdej osoby w instytucji. Warto z niej korzystać przy każdej możliwej okazji: w bibliotece przy wypożyczaniu książek, przy zakupie biletów, gdy trzeba poczekać. Potrafię zagadać w kolejce w sklepie do innych oczekujących albo do sprzedawczyni. Każde miejsce jest dobre. Polecam ogłoszenia parafialne – jeśli gospodarz obiektu jest przychylny działaniom kulturalnym z pewnością zgodzi się przeczytać przygotowany przez nas komunikat. Co cenne – możemy dotrzeć do audytorium, które nie skorzystałoby z żadnej innej formy promocji.

Media elektroniczne są świetnym kanałem dystrybucji informacji o wydarzeniach kulturalnych. Jedyne mankamenty dotyczą dwóch spraw – odbiorca może nie funkcjonować w tej przestrzeni (tu możemy trafić kanałami tradycyjnymi – o tym było wyżej) i nie odczyta komunikatu albo sami nie jesteśmy zbyt biegli w poruszaniu się po Internecie, co może powodować chaotyczne ruchy. Jeśli jednak decydujemy się na promocję poprzez Internet, bez płatnych reklam także można sobie poradzić. Materiały elektroniczne można przygotować z bezpłatnych szablonów np. w programie Canva. Najprostsza rada na dystrybucję metodą wirusową to zaskoczenie odbiorcy, taki komunikat jest chętnie przekazywany dalej. Wrzucasz zwykle plakat albo komunikat, który wygląda jak ogłoszenia o sprzedaży auta? A nagraj film, na którym ulubiona bibliotekarka opowie o warsztatach albo czytelnik podzieli się wrażeniami po spotkaniu autorskim i zapowie kolejne wydarzenie! Utwórz wydarzenie w sieci, zapraszaj na nie swoich znajomych i poproś, by to samo zrobili inni członkowie Twojego zespołu, zrób sondę, wykorzystaj relacje na Facebooku, Instastory na Instagramie – zaskakuj, szokuj jeśli trzeba, rozbawiaj. Sprawiaj, żeby ludzie chcieli taki wpis udostępniać, komentować – zadawaj pytania, które zaangażują odbiorcę. I przede wszystkim staraj się odpowiadać na bieżąco, jeśli pojawią się komentarze. Gdy celujesz w młodych ludzi jako odbiorców, komunikat zwrotny musi przyjść właściwie natychmiast – takie pokolenie po prostu. To samo dotyczy obszerności – trzeba “się streszczać”, a najlepiej od razu postawić na grafiki. Na pytanie czy wstawić gotowy plakat, czy lepsze będą zdjęcia, zwykle odpowiedź brzmi – daj dobre zdjęcia i ciekawy opis. Fajnie też iść w stronę storytellingu – opowieści angażujących emocjonalnie odbiorcę.

Można też przygotować gotowe komunikaty razem z grafikami, zdjęciami i przesłać lokalnym mediom, też jest szansa, że informacja będzie opublikowana. 

Jeśli kompletnie nie czujesz tematu mediów społecznościowych, lepiej przekaż zajmowanie się tym pracownikowi, który radzi sobie swobodnie z życiem on-line. Z pewnością znajdzie się taka osoba w zespole. Ważne też, żeby zadbać nie tylko przy okazji jednego wydarzenia w roku o swoich odbiorców w Internecie. Do kogoś chcesz kierować komunikaty, nie wysyłasz ich w kosmos.

 

Dużo pracy i czasu? No tak, ale mogą być efekty bez kosztów na tradycyjną reklamę. Pamiętaj, że nie zawsze jest na takie działanie czas i możliwość i to powinny być nie jedyna, a jedna z wielu opcji promocji. 

 

A Ty, jakie znasz niepieniężne sposoby na promocję wydarzeń kulturalnych?