Słoń i żaba, czyli o planowaniu

Mówiąc planowanie – mam na myśli ten etap, gdy gdy pojawia się przed Tobą potrzeba lub  obowiązek służbowy ustalenia, czym będziesz się zajmować w jakimś określonym czasie – to może być rok, miesiąc, dzień. Biorąc pod uwagę to, że każda instytucja kultury, choć może się nazywać jak inne, ma swoją specyfikę (nawet specjalizację), różne zasoby kadrowe, warunki lokalowe, szczegóły każdy dyrektor dopracowuje samodzielnie. Natomiast są pewne uniwersalne zasady planowania, które przydają się w każdym miejscu i czasie. 

 

Ja to robię tak.

Forma nie ma znaczenia

To jest wpis dotyczący planowania, czyli proces ustalania celów i odpowiednich działań, by je osiągnąć. W przygotowaniu jest z kolei tekst o organizacji pracy. Planowanie i organizacja choć zależne od siebie – nie są tym samym.

 Jedni wolą tradycyjnie – na papierze, inni w wersji elektronicznej, np. w aplikacjach. Ponieważ jestem fanką wszelkiej maści notesów, planerów, notatników, kalendarzy, mój główny sposób planowania odbywa się analogowo. Choć z planerów i kalendarzy elektronicznych także korzystam. Obecnie używam dwóch planerów papierowych – jednego na potrzeby pracy w ośrodku kultury, drugiego do działań związanych z prowadzeniem bloga. Ponadto w pracy korzystamy z kalendarza elektronicznego oraz ogólnomiejskiego kalendarza zajętości terminów i sal w mieście.

Plan przygotowuję na cały sezon,  w szczegółach uzupełniam go sukcesywnie w trakcie roku.

Piszę o tym, żeby pokazać, że  czasem najprostsza decyzja musi być oparta na wielu czynnikach i planowanie działań jest dość istotne. Są też działania stałe, jak zajęcia grup amatorskich, warsztaty, próby i one też są elementem planowania. Tak samo jak urlopy pracowników czy remonty, drobne naprawy, generalne porządki lub inwentaryzacja.

A co z wydarzeniami życia prywatnego? Też je nanoszę. Wizyta z dzieckiem u lekarza – zatem tego dnia nie mogę zostać dłużej w pracy, bo ktoś chciałby się ze mną spotkać. O temacie priorytetów będzie nieco dalej.

 

Planer/kalendarz

Swój kalendarz mam podzielony w czasie – na plan roczny, tygodniowy (który z kolei składam w dłuższe okresy według potrzeb) oraz dzienny, podzielony na godziny. Dużo i dość szczegółowo, ale jest w tym sens, naprawdę. 

W części rocznej zapisuję najważniejsze imprezy, wydarzenia, które organizuje moja jednostka lub takie, które są ważne dla mojej okolicy i wpływają na mój kalendarz. Na przykład zapiszę terminy festiwali, koncertów, spektakli, które organizujemy, ale też informację o rajdzie samochodowym, bo choć sama go nie organizuję, to w czasie, gdy się odbywa, jest spory hałas i będzie kolidować np. ze spektaklami teatralnymi; dla mnie to sygnał, by nic w tym terminie nie planować. Zapisuję także terminy dni miast czy dożynek w sąsiednich gminach, bo to pozwala na zabezpieczenie mojego harmonogramu imprezy (rezerwacja techniki, niepowtarzanie artystów w sąsiednich miejscowościach).

W planie rocznym zapisuję tylko hasło – np. festiwal muzyczny. W części tygodniowej rozpisuję konkretne koncerty festiwalu, zaś w części dziennej – co potrzebuję organizacyjnie  (krzesła, wytyczenie trasy, przywitanie gościa, przygotowanie przemówienia itp.).

 

Od ogółu do szczegółu. Ten kierunek.

Nie robię kalendarza miesięcznego, bo ten wynika z działań tygodniowych czy dziennych. Są też wydarzenia na przełomie miesięcy, co też mi gmatwało systematykę. To mój wybór, może komuś się podział miesięczny sprawdza. Miesięczne to tylko sporządzam sprawozdania z wykonania dotacji do urzędu miejskiego 🙂

Plan na przyszły rok sporządzam w ostatnim kwartale bieżącego roku. Imprezy stałe mogę wpisać od razu, resztę uzupełniam często sukcesywnie w trakcie roku. Budżet uchwalany jest najczęściej w grudniu, dopiero wówczas mogę planować z całą pewnością. To jest też ta trudność planowania pracy w instytucji kultury, że pracujemy z roku na rok, budżet poznajemy tuż przed nowym rokiem, a niektórych artystów trzeba bookować na kilka lat do przodu. Choć ostatnie miesiące pokazały, że niczego nie mamy zagwarantowane z całą pewnością – ani uchwalonego budżetu, ani zaplanowanych wydarzeń. Ostatnie miesiące to raj dla badaczy – od socjologów, po finansistów.

 

Listy, checklisty

W moim planowaniu chyba najważniejszy element to rozrysowanie wydarzenia w formie checklisty. Niezależnie od tego, jak skomplikowane jest wydarzenie – czy to pojedynczy spektakl czy cały festiwal teatralny – zasada jest taka sama. Różnica leży tylko, no właśnie – w skomplikowaniu wydarzenia 🙂 Rozbijam duże rzeczy na drobne, pojedyncze elementy. Jeśli zadanie jest duże jak słoń – to zjedz tego słonia po kawałku – radzą specjaliści.

Checklisty to są bardzo pożyteczne i proste sposoby planowania. Ich główna zasługa – pozwalają odciążyć głowę od nadmiaru informacji, a z drugiej strony czarno na białym pokazują, na jakim etapie pracy jesteś. Dlatego planowanie wydarzeń zaczynam od przygotowania checklisty wydarzenia. Oczywiście pod dane wydarzenie przystosowuję sobie szablon, który opracowałam metodą prób i błędów jakiś czas temu. Nie wiem, w jak dużej instytucji pracujesz, czy masz możliwość delegowania zadań, w każdym razie checklistę można poszerzyć o rubrykę, kto zajmuje się danym zagadnieniem lub grupą zagadnień. 

Co zamieszczam na takiej checkliście? Datę i nazwę wydarzenia, informacje, kiedy i z kim powinnam się kontaktować, do kiedy powinnam złożyć wnioski o wydanie zgód i rekomendacji (zwłaszcza przy imprezach masowych), na jakim etapie rozmów jestem, co z umową (u prawnika, podpisana, czekam na zwrot itp.), terminy płatności, zapotrzebowanie techniczne, czy ridery trafiły do techników, kto z pracowników będzie miał dyżur danego dnia, etapy promocji (projekt plakatu, akceptacja, druk, dystrybucja). Ponadto dzięki checkliście kontroluję, czy jest przygotowane rozliczenie do Zaiksu, czy faktura wpłynęła w terminie i w terminie jest zapłacona. To dyscyplinuje i mnie, i osoby odpowiedzialne za konkretne działania. W niektórych przypadkach sporządzam checklistę dnia, gdzie sprawdzam takie elementy jak wyposażenie garderoby, dodatkowe detale sceny.

Checklisty to jest świetny sposób na uporządkowanie i kontrolę pracy każdej osoby w instytucji kultury – od dyrektora po portiera.

 

Narady

Choć w czasach koronawirusa okazało się, że większość narad, spotkań, konferencji spokojnie mogłaby być mailem, bo nadużywaliśmy tej formy komunikowania się, to mimo wszystko warto regularnie wymieniać informacje i ustalenia w tej formie. Pamiętam bardzo dobrze, gdy pracownicy zwrócili mi uwagę, że zbyt długo nie było narady i bez wspólnych ustaleń nie dopilnowaliśmy jak trzeba pewnego wydarzenia. Dlatego wiem, że jest to potrzebna i ważna forma. 

 

Priorytety

Wszystko się sypie, jeśli nie potrafimy wybrać. Nie może być tak, że wszystko jest najważniejsze. Warto wybrać najlepiej jedną rzecz, która ma być do wykonania danego dnia, niż wpisywać nieprzebrane ilości rzeczy do zrobienia. Warto zacząć od rzeczy najtrudniejszych – czyli od tej żaby, łatwiejsze zostawić na koniec. I tu od Ciebie zależy, co jest dla Ciebie priorytetowe – czy udział w wernisażu, czy wizyta z dzieckiem u lekarza. Konsekwencje wyboru ponoszę ja. Staram się ustalić, co danego dnia jest dla mnie najważniejsze (udział w  czymś, wykonanie telefonu, spotkanie, rozmowa z pracownikami), resztę wypisuję jako rzeczy do wykonania, ale z założenia mniej istotne. Takie priorytetowanie pokazuje też, które dni są przeładowane, a które luźniejsze. Pewne działania można wówczas przenieść na innym termin i zrównoważyć obłożenie pracą.

Poza tym słowo pisane ma moc – jeśli coś zapiszę jako priorytet, to sama siebie zobowiązuję, że to zrobię, to taki rodzaj umowy z samym sobą. A umów trzeba dotrzymywać 🙂

 

Koronawirus i wytyczne

O ile udało Ci się doczytać do tego miejsca, pewnie z kilkanaście razy popukałaś lub popukałeś się w czoło – po co mi to, skoro nie robię dużych imprez, działam w sieci, bo jest koronawirus? Do działań online też warto się przygotowywać, choćby tworząc kalendarz publikacji internetowych. A do tego dochodzi szereg wytycznych w organizacji wydarzeń po zniesieniu obostrzeń. Ale to już inna historia… Choć jest do ogarnięcia wyżej wymienionymi metodami 🙂

 

A Ty? Planujesz dokładnie swoje działania? Z jakich metod korzystasz? Podziel się swoimi sposobami w komentarzu lub na info@ankarudnicka.pl.