Jak przygotować wizytę studyjną

Niezależnie od tego, jak dużym zespołem dysponujesz, dobrze gdy jak najwięcej osób zaangażujesz w organizację wizyty studyjnej w Twojej organizacji czy instytucji. to nie jest teatr jednego aktora, w którym pokazuje się wyłącznie dyrektor (i przypisuje sobie wszystkie zasługi i pomysły). Ważne, by cały zespół poczuł się gospodarzem tego wydarzenia.

Zjedz słonia po kawałku

Tworzenie programu wizyty dobrze podzielić na kilka etapów.

Etap 1. – ogłoś wśród pracowników, że zbierasz pomysły na zaprezentowanie współpracy instytucji z mieszkańcami. Przy czym możesz wprowadzić zasadę, że pomysł można zgłosić każdy, pod warunkiem że zgłaszający zajmie się jego realizacją i koordynacją oraz wskazuje, kogo można zaprosić do współpracy. Na zgłoszenia wyznacz czas – wskaż deadline tego etapu.

Jednocześnie warto zaznaczyć, że o tym, jak pracujemy w naszej instytucji czy organizacji i jakie projekty organizujemy, niech opowiedzą najlepsi rzecznicy swoich działań, czyli pracownicy odpowiedzialni za konkretne projekty i wydarzenia. Na tym etapie zbieramy wszystkie propozycje do zaprezentowania się podczas wizyty studyjnej, które wpłynęły od pracowników.

 

Etap 2. – wytypuj ze współpracownikami ze zgłoszonych pomysłów takie, które pokażą wyjątkowość współpracy z twoją instytucją lub organizacją, coś co ma małe szanse się powtórzyć gdzieś indziej i co stanowi o naszej wyjątkowości. Te kryteria powinny zmniejszyć liczbę propozycji z poprzedniej listy co najmniej o połowę.

 

Etap 3. – nakreśl ogólne ramy i oczekiwania wobec osób, które będą robiły prezentację. Pracownicy samodzielnie mają wypełnić treścią swoje wystąpienia i kontaktować się z wytypowanymi organizacjami i osobami, stając się tym samym ich opiekunem i osobą do kontaktu. Pracę najłatwiej podzielić według prostego klucza – kto ma najłatwiejszy dostęp do osoby z danej instytucji lub organizacji  – ten zaprasza do  współpracy. Zatem mogą się tu wykazać nie tylko dyrektorzy, ale też instruktorzy czy pracownicy administracji. 

 

Etap 4. – to szacowanie czasu i kosztów oraz omawianie szczegółów prezentacji współpracy – co będzie potrzebne, kto w który dzień wizyty będzie miał dyżur i opiekował się grupą, gdzie zrobimy punkty z poczęstunkiem dla gości, gdy będziemy wędrować po mieście. Co obejrzymy, w jakiej kolejności, jaką dynamikę spotkania przewidzieć – jeśli udajemy się w miejsce, gdzie będzie intensywnie emocjonalnie, to kolejna prezentacja powinna być wytchnieniem. Przy układaniu programu bardzo przydatne mogą być doświadczenia z innych wizyt, w których brałeś udział Ty lub współpracownicy.

Uniwersalną radą jest nieprzeładowanie programu, żeby w agendzie wizyty były przewidziane punkty na rozmowę i wymianę spostrzeżeń. Bo dużo i intensywnie wcale nie znaczy lepiej. 

 

Etap 5. – gotowy program przekazujemy do akceptacji osób decyzyjnych i przygotowujemy ewentualną korektę ustaleń czasowych – gdzie spędzimy więcej czasu, a gdzie mniej.

Co warto zaprezentować podczas wizyty i dlaczego?

Priorytetem może być ukazanie takich rodzajów współpracy, które wyróżniają naszą placówkę wśród innych, żeby zainspirować naszych gości. Przykład? Zakładając, że organizacji i instytucji, z którymi współpracujemy, jest bardzo dużo, ale żeby się nie powtarzać, mówiąc o porozumieniu dusz z seniorami z Uniwersytetu Trzeciego Wieku czy zespołami ludowymi, poszukaj czegoś nietypowego. My postawiliśmy na pokazanie współpracy z osobami z niepełnosprawnością intelektualną, parafią ewangelicką czy więzieniem.

Za wartość takich wizyt uważam inspirację do rozwoju działań w swojej miejscowości i natchnienie. Czasem zobaczenie, że u kogoś pewne rzeczy się udają, pozwala wyjść z kolein myślowych i zaproponować nowe aktywności.

 

Bo: “Ludzie którzy twierdzą, że czegoś nie da się zrobić, nie powinni przeszkadzać tym, którzy właśnie to robią”. Jack Canfield

 

Z drugiej strony dla goszczących to też ożywcze doświadczenie. Docenienie z zewnątrz, że robimy ciekawe i wyjątkowe rzeczy, bardzo podnosi samoocenę i dodaje wiatru w żagle.

W telegraficznym skrócie:

Wizyta studyjna animatorów kultury – co zaproponować?

 

1. Dyrektorze – opowiedz o instytucji, zakresie działalności, obiektach. Przedstaw pracowników.
2. Oddaj głos najlepszym rzecznikom swojej pracy – instruktorom tematycznym.
3. Pokaż wyjątkowe miejsca, które nie muszą od razu kojarzyć się z działalnością kulturalną – winnica, areszt, kościół ewangelicki, kawiarenka prowadzona przez osoby niepełnosprawne, wieża ratuszowa.
4. Przedstaw pasjonatów swojej pracy i do tego przyjaciół swojej instytucji – aktorów amatorów w różnym wieku, animatorów zabaw na podwórkach, duchownych, koncertujących organistów, lokalnych muzyków, twórców festiwali.
5. Znajdź miejsca na pyszne posiłki i ich celebrację.
6. Daj wartość odbiorcy, żeby wyniósł z wizyty coś dla siebie.
7. A poza tym ekspozycja współpracy. Współpraca, współpraca i jeszcze raz współpraca!

 

………………………………………………………………………..

Tekst powstał dzięki PATRONOM Kultury na Czasie!

Chcesz dołączyć do Patronów? Kliknij!