Planowanie w pracy dyrektora

Tak pół żartem, pół serio – po gratulacjach z troską, jak znajduję czas na „to” wszystko (czyli pracę, projekt i życie prywatne), przygotowałam mały przegląd najpopularniejszych rodzajów materiałów do planowania i garść rad, jak ułożyć sobie dzień, żeby był efektywny (i efektowny!).

Organizacja dnia pracy ma ogromne znaczenie w zarządzaniu. Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny i tylko od naszej umiejętności planowania zależy, jak ten czas spożytkujemy. Jak to jest, że dla jednego człowieka nie stanowi problemu uczestnictwo w kilku spotkaniach, przygotowanie dokumentów, odpowiedź na korespondencję tradycyjną i mailową, a przy okazji wypicie kawy w pracy i zjedzenie bez pośpiechu posiłku? Innym zaś niezałatwione sprawy i pisma bez odpowiedzi piętrzą się na biurku i w pamięci?

Znów truizm – bo to kwestia organizacji. A dokładnie organizacji i dyscypliny. Znasz powiedzenie “słowo pisane ma dużo większą wartość niż to, co wypowiedziane”? Tak już mamy, że bardziej mobilizuje nas do działania, gdy daną rzecz zapiszemy. I do tego Cię namawiam – zapisuj z wyprzedzeniem zadania do realizacji, rób plan dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny, aktualizuj go na bieżąco, modyfikuj. Preferujesz tradycyjne notatniki lub kalendarze? A może jesteś fanem nowych technologii, uwielbiasz kontrolować działania z poziomu smartfona? Obie techniki są bardzo dobre. Ideałem jest ich połączenie. 

Uwielbiam kalendarze i notesy! Już połowie roku zastanawiam się, jakie sprawić sobie na rok przyszły. Poniżej przedstawiam mały przegląd dostępnych na rynku możliwości.

1. Kalendarz książkowy – moja podstawa! Dobieram zwykle kalendarz w taki sposób, aby jak najmniej przy nim ingerować. Lubię mieć dużo dodatkowych stron na notatki, rozkładane harmonogramy i każdy dzień rozpisany na osobnej stronie. Niestety zwykle kończy się tak samo – doklejaniem stron, zakładek, dodatkowego zaznaczania, ręcznego rysowania tabeli. Jeszcze nie trafiłam na taki, przy którym nie musiałabym ingerować, więc przygotowałam na swoje potrzeby własny.
2. Kalendarz elektroniczny jest genialnym rozwiązaniem, które pozwala na komunikację w każdym miejscu i czasie z Twoim pracownikami. Zajęcia stałe, terminarz wynajmów lub wolnych sal, potrzeby techniczne, urlopy – wszystko w jednym miejscu, dostępne z poziomu smartfona czy komputera, wystarczy dostęp do internetu. Nie trzeba kupować specjalnego oprogramowania, wystarczające są rozwiązania ogólnodostępne, jak choćby kalendarz Google. Jest prosty w obsłudze, intuicyjny, ma wiele możliwości wizualnych, jest zintegrowany z pocztą gmail, a przede wszystkim jest dostępny bezpłatnie. Jest też cała seria oprogramowania i aplikacji dostępnych do pobrania wyłącznie na smartfona. Rekomenduję opcję komputer + smartfon, ponieważ daje nam większą swobodę dostępu do danych.
3. Kalendarz na biurko – nie praktykuję, choć był czas w mojej pracy zawodowej, że stanowił on taką platformę komunikacji w placówce. W każdym razie – nie polecam, szkoda miejsca na biurku.
4. Kalendarz wizytówkowy – zwykle dostajesz go w gratisie i kalendarz stanowi dodatek do danych firmy na odwrocie. Włóż go do wizytownika adresem do góry i zapomnij o funkcji kalendarza.
5. Kalendarz na ścianę lub naścienny – mam. Lubię taki minimum trójdzielny. Stanowi dla mnie pomoc, gdy szybko muszę się upewnić co do wpisywanej na dokumentach daty albo jest dla mnie wsparciem, gdy przedstawiam rozmówcom plan organizowanych wydarzeń w dłuższym okresie czasu. Szybkie spojrzenie: 25 maja – sobota – i już wiem, co dzieje się tego dnia. Jeśli do tego jest estetyczny, to może się ładnie wkomponować w wystrój pomieszczenia.
6. Kalendarzyk kieszonkowy – za dużo spraw się dzieje, aby tego typu kalendarz mógł mi w czymkolwiek pomóc.
7. Planer roczny na ścianę – jeśli nie przekonuje Cię opcja kalendarza elektronicznego, masz mało wydarzeń i nieliczną grupę pracowników – tego typu materiał może służyć jako nieco prymitywne jak na obecne czasy, ale jednak skuteczne narzędzie komunikacji. Ze względu na RODO nie eksponuj go zbytnio.
8. Programy do zarządzania rozproszonym zespołem – np. Trello, Asana – dają wspólną przestrzeń, która pozwala się organizować, współpracować i udostępniać informacje – po prostu umożliwiają wydajniejszą pracę. Pomagają w działaniach projektowych, zwłaszcza gdy współpracujesz przy projektach rozciągniętych w czasie i w zespole, który trudno zebrać w jednym biurze.
9. Programy do spotkań zdalnych – moim faworytem jest Zoom, choć odkrywam i doceniam MSTeams z jego przestrzenią do wymiany plików, czatem i także możliwością podziału na pokoje. Do organizowania spotkań, które mogą być mailem – idealne! Do szybkiego skrzyknięcia rozporoszonego zespołu – genialne!
10. Przestrzeń dyskowa w chmurze – na notatki, zdjęcia, filmy, potrzebne dane – byle byłby dostęp do internetu.

Przedstawiłam powyższe propozycje w sposób nieobiektywny. Poza tym z  premedytacją namawiam Cię do przeorganizowania swojego sposobu korzystania z kalendarzy i planerów, abyś był skuteczniejszy i pewne sprawy zajmowały Ci mniej czasu. Zachęcam i polecam.

Staraj się układać sobie plan dnia tak, aby nie było w nim dużych przerw między spotkaniami. Oczekiwanie na coś, co ma się wydarzyć za kilka godzin, skutecznie dekoncentruje i sprawia, że marnujesz czas. Dlaczego? Bo najczęściej nie zaczniesz żadnych zadań, mając perspektywę ich nieskończenia. W końcu oczekujesz na spotkanie i to oczekiwanie zajmuje całą Twoją uwagę. 

Harmonogram spotkań układam od godzin porannych, to powoduje, że jestem bardziej zdyscyplinowana i skoncentrowana. Spotkania odbywam najchętniej jedno po drugim, ale z kilkuminutowym buforem, gdyby rozmowa się nieco przedłużyła. I w ten sposób poukładany dzień mija mi szybko, intensywnie i takie dni najbardziej lubię. Mam poczucie, że wykorzystałam maksymalnie dany czas.

Jest jeszcze taka jedna sprawa – wyznaczanie stałego terminu i godzin na przyjmowanie, przepraszam, interesantów. Uważasz, że to relikt przeszłości i niepotrzebne stawianie barier między szefem instytucji a odbiorcą kultury? Do wyznaczenia takiego terminu obliguje nas Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Serio. Zatem też uwzględnij taki termin w tygodniu.

Z kolei działania związane ze stypendium realizuję wieczorami albo wczesnym rankiem – internet, media społecznościowe i własna strona internetowa mają tę przewagę, że proces publikacji można zautomatyzować. Ale na komentarze odpowiadam w czasie rzeczywistym. 🙂

A Ty jakie masz rozwiązania w planowaniu!

Tekst powstał dzięki PATRONOM Kultury na Czasie!