Tak pół żartem, pół serio – po gratulacjach z troską, jak znajduję czas na „to” wszystko (czyli pracę, projekt i życie prywatne), przygotowałam mały przegląd najpopularniejszych rodzajów materiałów do planowania i garść rad, jak ułożyć sobie dzień, żeby był efektywny (i efektowny!).
Organizacja dnia pracy ma ogromne znaczenie w zarządzaniu. Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny i tylko od naszej umiejętności planowania zależy, jak ten czas spożytkujemy. Jak to jest, że dla jednego człowieka nie stanowi problemu uczestnictwo w kilku spotkaniach, przygotowanie dokumentów, odpowiedź na korespondencję tradycyjną i mailową, a przy okazji wypicie kawy w pracy i zjedzenie bez pośpiechu posiłku? Innym zaś niezałatwione sprawy i pisma bez odpowiedzi piętrzą się na biurku i w pamięci?
Znów truizm – bo to kwestia organizacji. A dokładnie organizacji i dyscypliny. Znasz powiedzenie “słowo pisane ma dużo większą wartość niż to, co wypowiedziane”? Tak już mamy, że bardziej mobilizuje nas do działania, gdy daną rzecz zapiszemy. I do tego Cię namawiam – zapisuj z wyprzedzeniem zadania do realizacji, rób plan dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny, aktualizuj go na bieżąco, modyfikuj. Preferujesz tradycyjne notatniki lub kalendarze? A może jesteś fanem nowych technologii, uwielbiasz kontrolować działania z poziomu smartfona? Obie techniki są bardzo dobre. Ideałem jest ich połączenie.
Uwielbiam kalendarze i notesy! Już połowie roku zastanawiam się, jakie sprawić sobie na rok przyszły. Poniżej przedstawiam mały przegląd dostępnych na rynku możliwości.
- Kalendarz książkowy – moja podstawa! Dobieram zwykle kalendarz w taki sposób, aby jak najmniej przy nim ingerować. Lubię mieć dużo dodatkowych stron na notatki, rozkładane harmonogramy i każdy dzień rozpisany na osobnej stronie. Niestety zwykle kończy się tak samo – doklejaniem stron, zakładek, dodatkowego zaznaczania, ręcznego rysowania tabeli. Jeszcze nie trafiłam na taki, przy którym nie musiałabym ingerować, więc przygotowałam na swoje potrzeby własny.
- Kalendarz elektroniczny jest genialnym rozwiązaniem, które pozwala na komunikację w każdym miejscu i czasie z Twoim pracownikami. Zajęcia stałe, terminarz wynajmów lub wolnych sal, potrzeby techniczne, urlopy – wszystko w jednym miejscu, dostępne z poziomu smartfona czy komputera, wystarczy dostęp do internetu. Nie trzeba kupować specjalnego oprogramowania, wystarczające są rozwiązania ogólnodostępne, jak choćby kalendarz Google. Jest prosty w obsłudze, intuicyjny, ma wiele możliwości wizualnych, jest zintegrowany z pocztą gmail, a przede wszystkim jest dostępny bezpłatnie. Jest też cała seria oprogramowania i aplikacji dostępnych do pobrania wyłącznie na smartfona. Rekomenduję opcję komputer + smartfon, ponieważ daje nam większą swobodę dostępu do danych.
- Kalendarz na biurko – nie praktykuję, choć był czas w mojej pracy zawodowej, że stanowił on taką platformę komunikacji w placówce. W każdym razie – nie polecam, szkoda miejsca na biurku.
- Kalendarz wizytówkowy – zwykle dostajesz go w gratisie i kalendarz stanowi dodatek do danych firmy na odwrocie. Włóż go do wizytownika adresem do góry i zapomnij o funkcji kalendarza.
- Kalendarz na ścianę lub naścienny – mam. Lubię taki minimum trójdzielny. Stanowi dla mnie pomoc, gdy szybko muszę się upewnić co do wpisywanej na dokumentach daty albo jest dla mnie wsparciem, gdy przedstawiam rozmówcom plan organizowanych wydarzeń w dłuższym okresie czasu. Szybkie spojrzenie: 25 maja – sobota – i już wiem, co dzieje się tego dnia. Jeśli do tego jest estetyczny, to może się ładnie wkomponować w wystrój pomieszczenia.
- Kalendarzyk kieszonkowy – za dużo spraw się dzieje, aby tego typu kalendarz mógł mi w czymkolwiek pomóc.
- Planer roczny na ścianę – jeśli nie przekonuje Cię opcja kalendarza elektronicznego, masz mało wydarzeń i nieliczną grupę pracowników – tego typu materiał może służyć jako nieco prymitywne jak na obecne czasy, ale jednak skuteczne narzędzie komunikacji. Ze względu na RODO nie eksponuj go zbytnio.
- Programy do zarządzania rozproszonym zespołem – np. Trello, Asana – dają wspólną przestrzeń, która pozwala się organizować, współpracować i udostępniać informacje – po prostu umożliwiają wydajniejszą pracę. Pomagają w działaniach projektowych, zwłaszcza gdy współpracujesz przy projektach rozciągniętych w czasie i w zespole, który trudno zebrać w jednym biurze.
- Programy do spotkań zdalnych – moim faworytem jest Zoom, choć odkrywam i doceniam MSTeams z jego przestrzenią do wymiany plików, czatem i także możliwością podziału na pokoje. Do organizowania spotkań, które mogą być mailem – idealne! Do szybkiego skrzyknięcia rozporoszonego zespołu – genialne!
- Przestrzeń dyskowa w chmurze – na notatki, zdjęcia, filmy, potrzebne dane – byle byłby dostęp do internetu.
Przedstawiłam powyższe propozycje w sposób nieobiektywny. Poza tym z premedytacją namawiam Cię do przeorganizowania swojego sposobu korzystania z kalendarzy i planerów, abyś był skuteczniejszy i pewne sprawy zajmowały Ci mniej czasu. Zachęcam i polecam.
Staraj się układać sobie plan dnia tak, aby nie było w nim dużych przerw między spotkaniami. Oczekiwanie na coś, co ma się wydarzyć za kilka godzin, skutecznie dekoncentruje i sprawia, że marnujesz czas. Dlaczego? Bo najczęściej nie zaczniesz żadnych zadań, mając perspektywę ich nieskończenia. W końcu oczekujesz na spotkanie i to oczekiwanie zajmuje całą Twoją uwagę.
Harmonogram spotkań układam od godzin porannych, to powoduje, że jestem bardziej zdyscyplinowana i skoncentrowana. Spotkania odbywam najchętniej jedno po drugim, ale z kilkuminutowym buforem, gdyby rozmowa się nieco przedłużyła. I w ten sposób poukładany dzień mija mi szybko, intensywnie i takie dni najbardziej lubię. Mam poczucie, że wykorzystałam maksymalnie dany czas.
Jest jeszcze taka jedna sprawa – wyznaczanie stałego terminu i godzin na przyjmowanie, przepraszam, interesantów. Uważasz, że to relikt przeszłości i niepotrzebne stawianie barier między szefem instytucji a odbiorcą kultury? Do wyznaczenia takiego terminu obliguje nas Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Serio. Zatem też uwzględnij taki termin w tygodniu.
Z kolei działania związane ze stypendium realizuję wieczorami albo wczesnym rankiem – internet, media społecznościowe i własna strona internetowa mają tę przewagę, że proces publikacji można zautomatyzować. Ale na komentarze odpowiadam w czasie rzeczywistym. 🙂
A Ty jakie masz rozwiązania w planowaniu!