Projektowanie działalności

Elementem pracy dyrektora jest także projektowanie działalności. Spróbuję o tym opowiedzieć na przykładzie projektów.

Nie wiem, jak dużą instytucją zarządzasz, czy masz liczną kadrę. Czy samodzielnie zajmujesz się całym projektem, czy masz do tego dedykowanych pracowników. Będę pisać tak, jakbyś to Ty miała lub miał kierować całym procesem.

Zacznijmy od planu

Pamiętasz scenę z filmu “Chłopaki nie płaczą”, gdy Laska opowiada Kubie, by dobrze żyć, wystarczy odpowiedzieć sobie na jedno (…) ważne pytanie – co lubię w życiu robić? A potem zacząć to robić. Żeby projekt doszedł do skutku, trzeba odpowiedzieć sobie na nieco więcej pytań, ale zasada jest ta sama – uświadomienie sobie potrzeb, żeby móc je realizować.

 

Jakie to pytania?

• Dlaczego?
  Jakie są powody, że decydujesz się na realizację projektu akurat o takiej tematyce? Komu on będzie potrzebny? Co dobrego wniesie do instytucji czy do społeczności?
• Dla kogo?
  Czy zrobiłeś analizę otoczenia? Może mapę empatii? Wiemy, że robienie projektów skierowanych do wszystkich jest mylnym założeniem – i dla odbiorcy, i dla grantodawcy. Dlatego dobrze się zorientować, jakie są potrzeby naszego odbiorcy, na przykład poprzez stworzenie persony. W dużym uproszczeniu – wyobrażamy sobie swojego odbiorcę razem z jego problemami, preferencjami.
• Z kim? Z czym?
  “Nikt nie jest samotną wyspą” jak napisał Ernest Hemingway albo powiedział Jon Bon Jovi. Realizacja projektu to współpraca z wieloma osobami. Warto przy tej okazji zrobić sobie mapę zasobów, bo zwykle wychodzimy z założenia, że nie mamy nic, a po głębszym zastanowieniu wyskakuje, że jednak mamy całkiem sporo – kontaktów, przyjaciół, sprzętu, wiedzy.
• Gdzie?
  Czy to będzie teren instytucji kultury, czy przestrzeń w miejscowości, może obiekt sakralny albo sportowy, a może teren prywatny. Trzeba uzgodnić z właścicielem lub zarządcą, już na etapie projektowania, że jesteśmy zainteresowani daną przestrzenią, żeby nie okazało się, że ktoś ma inne plany w tym terminie. O formalnych zgłoszeniach typu zajęcie pasa ruchu drogowego nie wspomnę.
• Kiedy?
  Temat pięknie nam się łączy z planowaniem, choćby przez to, że nasz pomysł trzeba zweryfikować z realnym kalendarzem. Planujemy udział uczniów i nauczycieli – wakacje to nie będzie dobry czas na takie plany; działania plenerowe – plany może pokrzyżować pogoda. Inne duże wydarzenie w mieście, a uczestniczyć będzie ta sama grupa odbiorców co u nas – przemyśl to. I tym podobne.
• Za ile?
  Koszty warto oszacować realnie, sprawdzać ceny w momencie pisania wniosku, a nie w popłochu weryfikować, gdy projekt powinien być w fazie realizacji. Wiemy, ile trwa zwykle sprawdzanie wniosku, gdy startujemy o fundusze zewnętrzne, potem podpisanie umowy, przelanie środków – to są często miesiące. W tym czasie ceny mogą się zmienić, ale nie na tyle, żeby nie ogarnąć kosztorysu. Problemem może też być wkład własny wymagany w projektach, więc pod tym względem realność też jest istotna, żeby dopiąć budżet.

 

Co jeszcze?

Projektując działania, weź pod uwagę też skutki, jakie może wywołać przedsięwzięcie. Odbiorca może się zidentyfikować z projektem i potrzebna będzie kontynuacja – po prostu hurra! Życzmy sobie tego. Niemniej pomyśl, jak to będziesz mógł zrobić – poprzez kolejny projekt, wpisanie działania do kalendarza wydarzeń, współpracę sponsorskiej? No i nie wolno zapomnieć o ewaluacji. Tak tak, wiem, że to się kojarzy ze szkołą. To jest naprawdę ważna sprawa, bo wiesz, co się udało, co nie, gdzie trzeba poprawić, czym można się pochwalić.

 

Pochwal się, jak planujesz działania projektowe 🙂 info@kulturanaczasie.pl